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      生存之道:企業級項目管理的秘籍

      企業的運營過程中,出于業務發展的角度,經常出現多個項目同時進行的現象,這些項目在實施過程中對資金、時間、人力等資源上往往存在爭奪關系或存在資源過載問題。如果這些問題解決不好,勢必影響多個並行項目的實施,直接影響企業的經濟利益。本文將以新維數聯多年的業務經驗爲參考,向讀者介紹多項目與項目群計劃管控與協同的新模式。


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      一、對多項目與項目群計劃管控的解讀

      多項目和項目群計劃管控存在的意義是對多個獨立的項目進行整合從而提高項目總體的管理效率和有效性,從而達到協同管理的的加強,資源更有效的利用,增強企業高層管理的可視度。

      多項目與項目群的計劃管控是在假定存在多個項目的前提下,如何協調和分配現有資源,獲取最佳項目實施組合的管理過程,其思考角度一般采用由果索因的逆向分析方式。由于資源是有限的,而企業中往往有多個項目同時在實施,所以這些項目在實施過程中對資金、時間、人力等資源上往往存在爭奪關系或存在資源過載問題。如果這些問題解決不好,勢必影響多個並行項目的實施,直接影響企業的經濟利益。

      所以,從企業業務發展戰略角度,而不是項目實施角度對多個項目進行統一計劃,組合管控;在項目實施過程中建立各個項目之間順暢的溝通渠道,遵循相似性原則,優化企業資源配置,提高技術及管理流程的複用性,以降低項目成本;當項目實施過程中出現項目管理上的真空、重疊或者沖突時,需要以企業及戰略發展目光進行並行項目之間的調整與控制,根據錯綜複雜的工期排序和不同項目優先級別進行管理,以共同實現項目群組的整體目標,從而實現企業的戰略目標。


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      二、多項目與項目群的特點

      1、項目進度緊:大型IT項目一般多個項目齊頭並進、項目關聯、相互影響,同時,項目團隊龐大複雜,溝通、彙報、決策冗長,導致項目整體進度非常緊張。

      2、項目數量多:項目群一般同時開工十幾個、甚至幾十個項目,工程技術複雜度高,系統間銜接多。

      3、項目投入大:多項目與項目群總投入規模一般非常大。

      4、項目參與人員多:大型IT信息化項目一般需要投入大量的成員,通常有較多企業內部人員參與,還有多個系統、衆多供應商。

      三、多項目與項目群計劃管控的挑戰

      1、項目涉及面廣,複雜度高:科技部項目既要管理多個不同規模、不同類型項目,又涉及衆多的廠商和衆多部門,實施涉及面複雜,面臨各方面的極風險。

      2、項目協同困難:同時要開展的項目多頭並進、相互關聯、相互影響、相互競爭資源,項目團隊龐大複雜,溝通、彙報、決策冗長,問題繁多,容易失控。

      3、資源把控難度大:多項目的資源協調和預測把控難度大。

      4、項目優先級劃分不清晰:項目中各個角色在不同的階段缺乏明確職責定義,導致影響項目質量。

      四、多項目與項目群計劃管控的優點

      爲實現企業業務發展目標,將多個項目有機的組合起來形成項目群組,並采用多項目計劃管控對其進行統一管理。主要優點可以體現在以下幾個方面:

      1、有利于企業業務目標的實現

      項目群組的規模往往是比較大,一般都是企業的大中型項目,項目實施的好壞,直接關系到企業的發展方向。以多項目管控進行項目群組的計劃、實施與管理,項目群組的總監必須清晰的掌握企業的戰略目標,並通過對項目群組的管理,來完成項目群組的目標,並最終實現企業的戰略目標。

      2、有利于資源調配和優化組合

      項目實施最主要的兩個要素就是資源與進度,如果采用單一項目管理的方式,則容易出現各個項目自掃門前雪,調度和配合非常困難,更談不上資源的優化組合。由于資源得不到保障,也同時影響了進度。而采用多項目計劃管控方式,可實現多個並行項目之間的資源與進度的平衡,項目總監能根據項目群組內部的並行項目各自的優先順序,合理調配資源,達到資源的最佳組合。

      3、有利于實施風險的降低

      如果以單一項目管理模式去分別管理多個項目,那麽,對這多個項目的實施進度及實施質量進行管理的最大風險就是各項目之間管理接口的風險。由于各並行項目種類繁多,進度各不一樣,而各個並行項目之間都是自己做自己的,並行項目之間缺乏必要的溝通和配合,項目與項目之間的接口界面缺乏清晰的界定,很容易形成多頭管理、多頭彙報、多頭指揮的混亂局面,所以,在項目實施上就會産生管理真空或者管理重疊,該管的沒有人管,該解決的沒有負責,不但帶來資源的浪費,還大大增加項目協調的工作量,甚至導致項目的失敗。

      而多項目計劃管控下項目組織作爲一個整體作戰團隊,在項目實施的過程中,是互相配合互相幫助,這無論是對于項目目標的實現、企業戰略目標的實現還是項目組成員的成長,都有非常積極的作用。

      4、有利于資源和信息的複用

      多項目與項目群計劃管控要求在企業戰略層面上考慮不同項目實施的進度安排和優先等級。往往一個項目的實施是另外一個項目的基礎,而這個項目的實施對另外項目又有經驗分享互相促進的作用。所以,如果以多項目計劃管控進行項目實施,統籌安排各個並行相關項目之間的進度,各個項目之間互相溝通配合,對每一個並行項目的實施都很有促進與保證作用。

      另外,根據各個並行項目的具體進度和實施過程中的突發情況,多項目計劃管控可以迅速有效地調集優秀的項目人員進行應急處理。在企業中,很多項目都有相似性,所以,以多項目計劃管控進行項目實施時,各個項目之間資源與信息共享,技術、流程、經驗等都可以進行複用,這樣就大大的減少了企業培訓的成本,提高企業管理的效率。


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      五、多項目與項目群的計劃管控與協同實踐

      1、組建項目組織

      以多項目與項目群管控模式進行項目實施時,需要組建一個項目組織,並且定義出管控接口和溝通計劃,從而每個項目成員都能清晰自己的溝通渠道,明確工作和技術上的接口界面和進度配合,加以項目總監的有效總體協同,使得各個並行項目之間形成一個有機的項目整體,以保證各個項目整體的成功。

      多項目管控的項目組織中主要有三個角色:項目總監,項目經理,資源經理。項目總監對整個項目群組負責,項目經理以8020原則對所屬項目負責並關心其他並行項目的實施進度,資源經理負責整個項目群組的資源規劃。項目總監根據項目的實施的技術或者範圍不同,指派有相關技術專長或者項目經驗豐富的核心員工擔任項目經理。

      2、項目溝通與資源配置

      項目總監需要制定管控計劃,既要保證項目總監與項目經理上下之間的溝通,還要確保各項目經理之間、項目經理與資源經理之間有清晰的溝通渠道,明確各項目實施過程中工作與技術上的接口界面與進度配合。

      資源經理必須根據項目總監的規劃與項目經理對資源的請求,統籌安排資源的複用、配置與調度。充分整合企業資源,實現從資源費率定義、資源計劃安排、資源申請與分配、資源狀態監控、人員報工、負載分析的閉環管理,精細化項目資源管理,實現掌握資源狀態,實現資源優化配置,加強資源協同與可複用。


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      3、多項目與項目群建設統籌規劃

      通過事前建立項目管理章程、規範和標准等綱領性文件,事中對進度、過程和質量等指標進行評價,事後對項目群執行數據進行統計分析優化和改進管理體系,對項目群進行全面立體監控和管理。


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      4、多項目與項目群計劃管控涉及領域


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